Spécialiste de la Paie / Payroll Specialist

Description

Titre du poste : Spécialiste de la paie

Lieu : Centre-ville de Montréal (hybride)

Se rapporte à : Chef, service de la paie

Le service de la paie a pour mission de gérer les opérations courantes de la paie dans les délais requis, en conformité avec les règles fiscales ainsi que les politiques et procédures de l’entreprise.

Relevant du Chef, service de la paie, vous aurez comme principal mandat de produire, en collaboration avec l’équipe de coordonnateurs, la paie de tous les employés syndiqués et non-syndiqués de l’ensemble des divisions de Domtar et ce, à l’intérieur des délais requis tout en assurant la qualité de l’information générée.

Principales responsabilités :

• Exécuter les activités reliées aux productions de la paie canadienne et/ou américaine dans les délais requis, en conformité avec les règles fiscales ainsi que les politiques et procédures de l’entreprise;

• Saisir les données pour les pensions alimentaires et les saisies-arrêts;
• Faire la réconciliation des registres de paie et résoudre les écarts en collaborant avec le département des Finances au besoin;
• Balancer et préparer les paiements aux différents fournisseurs;
• Produire les différents rapports mensuels;
• Répondre aux différentes demandes des clients internes et externes;
• Participer aux activités de fin d'année pour la paie canadienne et américaine et s’assurer de la conformité du processus et du respect des délais;
• Participer à l’intégration, aux tests et à l’implantation des améliorations, de l’interface et des mises à jours fiscales du système de paie;
• Participer à divers projets selon les besoins.

Compétences clés :

• Fait preuve d’un bon jugement;
• Grande débrouillardise;
• Grande habileté à gérer les priorités;
• Bon esprit d’équipe;
• Capacité d’exercer ses responsabilités avec un minimum d’encadrement;
• Maitrise du français et bonne maîtrise de l’anglais* autant à l’oral qu’à l’écrit.

*Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales américaines sur une base récurrente tant à l'oral qu'à l'écrit.

Expérience professionnelle et qualifications :

• Diplôme d’études collégiales en administration ou en comptabilité;
• Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire;
• Bonnes connaissances des règles reliées à la paie;
• Expérience avec la paie d'employés d'une autre province canadienne
• Expérience avec le traitement par soi-même d'un volume d'employés de 400 employés ou plus
• Maitrise des logiciels Microsoft Office, particulièrement, Excel.
• Expérience avec un logiciel de paie d’envergure ainsi que les connaissances du système SAP sont des très bons atouts;
• Membre de l’ACP ou de l’APA représente un atout;
• Expérience avec la paie syndiquée un atout;
• Expérience avec la production des sommaires T4/R1 un atout;
• Expérience avec les remises DAS un atout;
• Expérience avec les remises à des tierces parties tels la CNESST, le WISB ou le EHT un atout;
• Expérience avec la paie américaine un atout;

Les horaires de travail sont habituellement fixes, mais certaines périodes de pointe précises exigeront une grande disponibilité.

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) et une prise de références.

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Notre offre :

• Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
• Horaire d'été
• Un environnement de travail moderne et spacieux;
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
• Un régime de retraite compétitif avec participation de l’employeur;
• Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
• Un programme d’aide aux employés;
• Un Centre de la Petite Enfance sur place;
• Du développement et de la formation continue payés par l’employeur

À propos de Domtar

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Position title: Payroll Specialist

Location: Downtown Montreal (hybrid)

Reports to: Manager, Payroll

The payroll group has as a mission to manage the payroll operations within a timeframe, conform to the fiscal rules and regulations in addition to the policies and procedures of the company.

Reporting to the Manager, Payroll, your role will consist to produce, by collaborating with the coordination team, the pay of all unionized and non-unionized employees of all Domtar’s divisions in a timely and accurate manner ensuring quality of information generated.

Job Responsibilities/Accountabilities:

• Carry out activities relating to Canadian and US payroll production within the required deadlines in accordance with fiscal regulations and Domtar’s policies and procedures;
• Enter data for Family Support and garnishment;
• Reconcile payroll records and solve discrepancies in collaboration with the Finance department if needed;
• Balance and prepare payments for various suppliers;
• Production of various monthly reports;
• Respond to requests from internal and external clients;
• Participate to the year-end activities for the Canadian and US payroll and ensure accurate and timely processing;
• Participate to the integration, the testing and the implementation of payroll system enhancements, interfaces and tax updates;
• Participate to special projects as required.

Key Skills:

• Sound judgment;
• Resourceful;
• Strong ability to prioritize;
• Good team player;
• Ability to execute responsibilities with a minimum amount of coaching;
• Bilingual, French (Intermediate) and English*, both spoken and written.

*This is required since as part of this function, you will have to intervene with customers, partners and/or our American subsidiaries on a recurring basis, both orally and in writing.

Professional Experience/Qualifications:

• College diploma in administration or accounting;
• Minimum of three (3) years’ of experience in a similar position;
• Experience with payroll for employees living in another province
• Experience with self-processing a volume of 400 employee or more
• Strong experience with Microsoft Office Software, particularly with Excel.
• Experience with unionized payroll an asset
• Experience with T4/R1 summary production an asset
• Experience with DAS remittances an asset
• Experience with third-party remittances such as CNESST, WSIB or EHT an asset

• Member of the Canadian Payroll Association or the American Payroll Association is an asset;
• Experience with a major payroll software application as well as knowledge of the SAP system will be considered strong assets;
• Experience with American payroll is an asset
• Good knowledge of payroll rules;

Though working hours are usually set, there are peak periods requiring a great deal of availability.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) and reference verification.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Our offer:

• A downtown location (Place des Arts metro);
• Summer hours
• A modern and spacious work environment;
• Competitive compensation, including annual bonus plan;
• A competitive pension plan with matching company contributions;
• A flexible insurance plan (life, medical, dental);
• An employee assistance program;
• A childcare center on location;
• Employer-paid development and continuing education.