Coordonnateur(trice), SIRH et avantages sociaux (28-35h/semaine, contrat de 14 mois)

Pourquoi choisir Stikeman Elliott

• Le cabinet se classe au palmarès des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Régime de rémunération et révision salariale annuelle intéressants.
• Programme complet d'avantages sociaux et accessoires pour les employés, notamment :
  • Comptes gestion santé et gestion mieux-être
  • Accès à des services de télémédecine disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
  • Programme de formation continue
  • Environnement de travail coopératif et inclusif.
• Bureaux bien équipés dont l'agencement soigné permet d'optimiser la lumière naturelle et d'offrir des points de vue sur le centre-ville de Montréal
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus et train.

Description du poste : Le/la coordinateur(trice) SIRH et avantages sociaux est chargé d'administrer les programmes d'avantages sociaux, de gérer et de maintenir le système d'information des ressources humaines (SIRH) et de soutenir les fonctions de paie. Le/la titulaire du poste veille à l'intégrité et à la conformité des données, aide les employés à répondre aux questions relatives aux avantages sociaux, à la paie et au SIRH, et participe à divers projets.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Gestionnaire, Ressources humaines du bureau de Montréal

Responsabilités clés :

Administration des avantages sociaux :

• Administrer les programmes d'avantages sociaux des employés, y compris les assurances maladie, dentaire et vie, le REER, l'invalidité et les avantages volontaires.
• Aider à répondre aux demandes de renseignements sur les avantages sociaux des employés.
• Gérer la période de renouvellement des avanatges sociaux, coordonner les communications et assurer l'exactitude de l'enregistrement des avantages.
• Travailler avec les fournisseurs d'assurance pour garantir des réponses précises et opportunes aux demandes des employés.
• Aider aux audits des régimes d'avantages sociaux et fournir des rapports à des fins de conformité.

Administration du SIRH :

• Tenir à jour les dossiers des employés dans le SIRH, en veillant à l'exactitude, à la confidentialité et à la conformité.
• Assurer la coordination avec la communauté des utilisateurs de UKG afin d'identifier des solutions fonctionnelles aux problèmes existants du système.
• Générer des rapports sur les ressources humaines et fournir des analyses de données à des fins de métrologie, de conformité et de prise de décision.
• Participer à des projets spéciaux et à l'amélioration continue de projets ad hoc.

Paie :

• Soutenir le traitement de la paie en maintenant des données exactes sur les employés dans le SIRH et d'autres systèmes de paie (nouvelles embauches, cessations d'emploi, changements de salaire, etc.)
• Examiner les feuilles de temps et veiller à ce que les feuilles de paie soient soumises correctement et en temps voulu.
• Vous adjoindre aux audits de paie et aux rapports de conformité.
• Répondre aux demandes de renseignements des employés.

Conformité et documentation :

• Veiller au respect de toutes les lois et réglementations applicables en matière d'avantages sociaux, de paie et de SIRH.
• Maintenir des dossiers précis et à jour pour les avantages sociaux, la paie et les informations sur les employés.
• Participer aux audits internes et externes afin de garantir la conformité avec les politiques en matière de ressources humaines, de paie et d'avantages sociaux.

Soutien aux employés :

• Fournir un soutien complet aux employés en ce qui concerne les questions relatives aux avantages sociaux, à la paie et au SIRH.
• Fournir un support aux processus onboarding et offboarding liés aux avantages sociaux, à la paie et à l'accès au système.
• Assurer une communication claire avec les employés sur les mises à jour des avantages sociaux, les modifications de la paie et les améliorations du SIRH.

Rapports et analyses :

• Préparer des rapports réguliers et ad hoc sur les avantages sociaux, la paie et les données RH.
• Contrôler et suivre l'utilisation des avantages sociaux, les tendances en matière de paie et recommander des domaines d'amélioration.
• Soutenir le gestionnaire des RH avec des perspectives fondées sur des données et assurer la conformité avec les exigences en matière de rapports.

Formation et expérience exigées :

• Au moins cinq (5) ans d'expérience dans l'administration du SIRH, la coordination des avantages sociaux et le soutien à la paie.
• Certification de l'Association canadienne de la paie, un atout
• Maîtrise des plateformes SIRH (connaissance de UKG, un atout).
• Connaissance de la réglementation en matière d'avantages sociaux et de paie au Québec, en Alberta et en Colombie-Britannique, un atout.
• Maîtrise avancée d'Excel

Qualifications :

• Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et de l'envergure internationale du cabinet
• Solides compétences en matière d'analyse, de résolution de problèmes et d'organisation
• Excellentes capacités interpersonnelles et de communication
• Haut niveau de précision et souci du détail
• Discrétion

Remarque : Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada. Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada. Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables.

English

Why choose Stikeman Elliott

• Recognized as one of Canada's Best Employers since 2009
• Enticing compensation package and annual review
• Comprehensive employee benefits and perks including:
  • Health & Wellness Spending Accounts
  • Access to telemedicine available 24/7
  • Continuing education program
  • Supportive and inclusive work environment
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal
• Hybrid work environment and office accessible by metro, bus and train

Job description: The HRIS and Benefits Coordinator is responsible for administering employee benefits programs, managing and maintaining the Human Resources Information System (HRIS), and supporting payroll functions. This role ensures data integrity, compliance, supports employees with benefits, payroll, HRIS-related queries and participates various ongoing projects.

Immediate report: This position reports to the Manager, Human Resources of the Montréal office

Key responsibilities:

Benefits Administration:

• Administer employee benefits programs, including health, dental and life insurance coverage, RRSP, disability, and voluntary benefits.
• Assist in responding to employee benefits inquiries.
• Manage open enrollment, coordinate communications, and ensure accuracy of benefits registration.
• Work with insurance providers to ensure accurate and timely responses to employee inquiries.
• Assist in benefits plan audits and provide reports for compliance purposes.

HRIS Administration:

• Maintain updated employee records in HRIS, ensuring accuracy, confidentiality, and compliance.
• Coordinate with the UKG user community to identify functional solutions of existing system-related issues.
• Generate HR reports and provide data analysis for metrics, compliance, and decision-making.
• Participate in special and continuous improvement of ad-hoc projects.

Payroll:

• Support payroll processing by maintaining accurate employee data in HRIS and other payroll systems (new hires, terminations, pay changes, etc.).
• Review timesheets and ensure correct and timely payroll submissions.
• Assist with payroll audits and compliance reporting.
• Respond to employee inquiries.

Compliance and Documentation:

• Ensure compliance with all applicable laws and regulations related to benefits, payroll, and HRIS.
• Maintain accurate and up-to-date records for benefits, payroll, and employee information.
• Assist with internal and external audits to ensure compliance with HR, payroll, and benefits policies.

Employee Support:

• Provide comprehensive support to employees regarding benefits, payroll, and HRIS questions.
• Assist in onboarding and offboarding processes related to benefits, payroll, and system access.
• Ensure clear communication with employees on updates to benefits, payroll changes, and HRIS improvements.

Reporting and Analytics:

• Prepare regular and ad-hoc reports on benefits, payroll, and HR data.
• Monitor and track benefits usage, payroll trends, and recommend areas for improvement.
• Support HR management with data-driven insights and ensure compliance with reporting requirements.

Experience requirements:

• Minimum 5 years of experience in HRIS administration, benefits coordination, and payroll support.
• Canadian Payroll Association certification, an asset
• Proficiency with HRIS platforms (knowledge of UKG, an asset).
• Knowledge of benefits and payroll regulations in Québec, Alberta and British Columbia, an asset
• Advanced proficiency in Excel

Qualifications:

• Bilingualism, French and English (spoken and written) given the clientele, mandates and international scope of the firm
• Strong analytical, problem-solving, and organizational skills
• Excellent interpersonal and communication abilities
• High level of accuracy and attention to detail
• Discretion

Please Note: Our firm has a COVID-19 Vaccination Policy which requires all firm members to be fully vaccinated with a Health Canada approved COVID-19 vaccine. You will not be asked to disclose your vaccination status during the interview process. If you are offered employment, you will find a vaccination clause in your offer of employment providing that prior to commencing any employment with the Firm, you must be fully vaccinated for COVID-19 and provide proof of a Health Canada approved COVID-19 vaccination. The Firm will make reasonable accommodation efforts if you cannot be vaccinated due to medical, religious, or other grounds to the extent protected by applicable human rights legislation.