Associé.e aux comptes créditeurs (poste temporaire d'une durée de 6-12 mois)

N.B. : Si vous êtes actuellement à l'emploi d'Hydro Ottawa et avez accès à Workday, posez votre candidature au moyen de l'application Workday.

Chez Hydro Ottawa, chaque employé joue un rôle dans l'électrification de la vie des membres des collectivités desservies.

Nous nous exerçons sans relâche pour que toutes les activités que nous menons dans notre quotidien - à la maison, au travail et au jeu - soient rendues possibles.

Voilà ce qui nous unit et ce qui nous fait carburer. Et si vous joindre à nous dans le cadre de ce travail indispensable vous énergise, nous avons peut-être le poste qu'il vous faut.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L'associé(e) aux comptes créditeurs est responsable de la saisie des opérations relatives au traitement exact et en temps opportun des paiements aux fournisseurs et des demandes de remboursement de frais des employés pour toutes les entreprises d'Hydro Ottawa. Il(elle) doit aussi repérer les anomalies des données et du codage.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Les responsabilités essentielles du poste comprennent, sans nécessairement s'y limiter :

• Exécuter des rapports sur les comptes créditeurs et le grand livre et effectuer des recherches sur les comptes au cours du mois au besoin;
• Remplir le tableau mensuel des frais payés d'avance et créer l'écriture de journal pour passer en charge ces derniers; déterminer et inscrire les frais payés d'avance le cas échéant;
• Voir à ce que toutes les opérations effectuées avec une carte d'achat soient comptabilisées de façon précise et opportune et de manière conforme aux politiques applicables d'Hydro Ottawa; faire des recherches sur les cas de non-conformité et y apporter des solutions, et communiquer avec les titulaires de carte afin de régler les problèmes liés aux politiques ou au codage de JDE si nécessaire;
• Fournir de l'aide à autrui en ce qui concerne les demandes de rapprochement des comptes créditeurs et des dépenses par carte d'achat;
• Rapprocher les soldes du compte de contrôle des remboursements, ainsi que faire des recherches sur les erreurs et les résoudre, chaque mois;
• Fournir de l'information sur l'analyse des fournisseurs aux fins du calendrier de travaux de vérification ainsi que d'autres analyses comptables demandées par le superviseur;
• Réaliser des essais des modifications effectuées au système comptable et des nouveaux procédés; recommander des améliorations à apporter au système le cas échéant;
• Recevoir, ouvrir et consigner les factures, et les remettre aux approbateurs compétents;
• Saisir les factures dans le système comptable aux fins de leur paiement en ayant en main l'autorisation et le codage appropriés, et procéder à un rapprochement en quatre points;
• Examiner et régler tous les écarts entre les factures et les bons de commande et les documents d'achat et de réception;
• Vérifier que les factures sont accompagnées de la documentation appropriée; voir au respect des politiques d'Hydro Ottawa ainsi qu'à la réglementation et l'approbation gouvernementales. Modifier les modalités de paiement et les taxes à la consommation dans JDE au besoin;
• Effectuer des vérifications ponctuelles des demandes de remboursement de frais et les traiter; veiller à ce que les demandes de remboursement soient conformes à la politique d'Hydro Ottawa et que les documents appropriés y soient annexés;
• Créer des groupes de contrôle des paiements et rapprocher les paiements au groupe de contrôle pour chaque production de chèques. Prioriser les productions de chèques en fonction des rabais offerts, des dates d'échéance et des demandes internes;
• Coordonner l'annulation des chèques avec d'autres groupes et s'assurer de disposer des documents et de l'approbation appropriés avant d'annuler un chèque;
• Communiquer avec les clients internes et externes afin de résoudre les problèmes de comptes créditeurs en suspens;
• Imprimer les chèques et le registre des chèques et rapprocher les factures et les chèques, répartir les chèques en conséquence;
• Configurer les fournisseurs actuels comme fournisseurs par virement de fonds électronique dans JDE et traiter manuellement les paiements par virement électronique de fonds, de même que les versements en ligne aux détaillants et aux gouvernements;
• Préparer des chèques manuellement à la demande du(de la) superviseur(e) des comptes créditeurs;
• Fournir de l'assistance et des conseils sur les politiques et procédures d'Hydro Ottawa et aider les utilisateurs du système à remplir des demandes au besoin;
• Repérer, examiner et régler les montants incorrects dans le grand livre auxiliaire;
• Analyser et examiner les demandes internes relatives à des paiements et à des dépenses et y donner suite;
• Analyser et examiner les demandes externes/relevés des fournisseurs dans le cadre de la recherche et de la coordination de l'information avec d'autres services et y donner suite;
• Répondre aux demandes des fournisseurs et réaliser le rapprochement des factures de fournisseurs, le cas échéant;
• Tenir à jour la documentation relative au pouvoir de signer des documents à l'appui de l'autorisation de paiement;
• Classer les documents originaux et les rapports créés par le système, et coordonner l'archivage des documents avec le groupe des dossiers;
• Effectuer des tâches administratives à l'appui de la fonction;
• Participer à la formation des nouveaux employés sur les processus;
• Procéder à des révisions structurées des processus de gestion des comptes créditeurs avec les vérificateurs externes;
• Créer et saisir des écritures de journal des paiements automatiques de notre banque et d'autres écritures de journal au besoin;
• S'acquitter d'autres fonctions connexes, s'il y a lieu.

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

• Études postsecondaires dans un domaine connexe, préférablement en administration des affaires avec une spécialisation en finance ou en comptabilité;
• Au moins une (1) année d'expérience dans le traitement d'un très grand nombre d'opérations dans les comptes créditeurs à l'aide d'un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (par exemple, JD Edwards Financials);
• Une expérience équivalente en comptabilité et au moins quatre (4) années d'expérience de travail dans un milieu comptable pourront suppléer les études requises;
• Connaissance de la réglementation sur la taxe à la consommation;
• Une connaissance du secteur de l'électricité constituera un atout.

EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES

• La connaissance de l'anglais est essentielle, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Le bilinguisme (français-anglais) constituera un atout.

Les conditions d'emploi de ce poste sont régies par la convention collective négociée entre Hydro Ottawa Limitée et la section locale 636 de la FIOE.

Emplacement:

Minimum de l'échelle salariale:

Maximum de l'échelle salariale:

Date limite pour postuler (s'il y a lieu):

Hydro Ottawa s'engage à établir un effectif compétent qui reflète la diversité de la population que nous desservons. Nous encourageons donc toute personne qualifiée à poser sa candidature. Nous sommes également déterminés à supprimer les obstacles existants à l'emploi et à éviter d'en créer de nouveaux. Pour toute question relative à l'accessibilité ou à l'adaptation, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Les candidats sélectionnés doivent être légalement admissibles à travailler au Canada.