Objectif du poste :

L’équipe de coordonnateurs – Paie, Retraite et Avantages agit à titre de ressource pour toute question relative à la paie, à la retraite et aux avantages. Sous la direction du chef – Paie, Retraite et Avantages, le coordonnateur doit s’assurer de l’exactitude des renseignements sur les employés aux fins de traitement des données propres à la paie, à la retraite et aux avantages. Le titulaire du poste doit entrer toutes les transactions de paie au dossier principal et veiller à ce que les employés soient inscrits à tous les régimes d’avantages et de retraite dès qu’ils sont admissibles. Il fait également la liaison entre l’employé et les prestataires de services. Le coordonnateur joue un rôle important dans le suivi des dossiers de congés autorisés ; il fait en sorte que l’information soit communiquée aux employés et voit au maintien des régimes d’avantages et de retraite pendant la durée du congé.

Principales responsabilités :

Service clientèle

• Guider et conseiller les employés en ce qui a trait à la paie, à la retraite et aux avantages en faisant preuve d’entregent et en ayant recours à sa connaissance des différents groupes syndiqués et des conventions collectives et des politiques de l’entreprise.
• Établir l’admissibilité des employés aux avantages et aux protections en fonction des dates d’entrée en vigueur et effectuer les retenues salariales conformément aux conventions collectives et aux ententes relatives aux avantages.
• Servir d’intermédiaire entre les employés, Canada Life, compagnie d’assurance-vie, la Sun Life, et les tierces parties en lien avec la paie.
• Veiller à ce que tous les documents, les livrets et les brochures contiennent une information juste et à jour en vue de leur distribution.
• Offrir de l’information aux nouveaux employés sur les avantages et la retraite et leur donner une vue d’ensemble des avantages propres aux régimes qui s’appliquent à eux.

Entrée de données et traitement relatif à la paie, à la retraite et aux avantages

• Traiter les documents de paie des nouveaux employés en veillant à ce que tous les renseignements requis soient fournis et entrés correctement dans UltiPro et assurer un suivi, au besoin. Créer les dossiers des nouveaux employés et les classer.
• Mettre à jour les gains et les retenues conformément aux listes de vérifications de la paie et aux traitements d’événements particuliers.
• Veiller à ce que les procédures, y compris les listes de vérifications des événements, soient à jour en tout temps.
• Traiter les formulaires d’inscription aux avantages et coordonner l’envoi de la documentation à l’interne ou à une tierce partie.
• Entrer dans le système les données de paie et les changements de statut des employés en poste à Jazz. Mettre à jour les données sur la paie, la retraite et les avantages en fonction des avis fournis (nouvelle embauche, fin d’emploi, retour au travail, réembauche, changement de statut) par l’employé ou le gestionnaire. Vérifier l’information pour s’assurer de son exactitude.
• Vérifier toutes les entrées de paie au moyen des dossiers et registres des périodes de paie et des rapports de vérifications quotidiens pour s’assurer que les entrées sont justes.
• Traiter les ajustements à la paie lorsqu’il est nécessaire de verser un remboursement aux employés ou de collecter des primes, au besoin.
• Mettre à jour l’information sur les bénéficiaires ou les personnes à charge dans le système (envoyer les formulaires de retraite ou de REER à la Sun Life, au besoin).
• Passer en revue et traiter la correspondance venant de l’assureur en ce qui a trait aux exonérations de primes en vertu du régime d’assurance-vie collective.
• Faire des vérifications relatives aux retours au travail et à la paie pour s’assurer que les paiements relatifs aux primes des employés revenant au travail sont à jour.
• Passer en revue les avis de cessation d’emploi et faire le calcul de la dernière paie, y compris les indemnités compensatrices, les indemnités de départ, etc.
• Revoir les dates d’entrée en vigueur (départs involontaires et départs à la retraite) pour savoir si la paie et les avantages doivent être maintenus.
• Préparer les relevés d’emploi des employés qui quittent l’entreprise.
• Préparer les lettres et entrer les transactions cumulatives de l’année des employés en congé qui ont recours au retrait direct (précédemment les chèques étaient traités manuellement).
• Travailler avec l’équipe de communication et de contrôle financiers afin de faire les vérifications qui s’imposent et de corriger les écarts, au besoin.

Rédaction de lettres et traitement de la correspondance

• Rédiger les lettres de maintien des prestations relatives aux régimes d’avantages et de retraite ; conserver les formulaires de choix et d’information bancaire.
• Rédiger les lettres d’annulation des avantages (si aucune réponse n’a été reçue à la lettre de maintien des avantages). Mettre fin aux avantages dans le système pour ce qui est des employés qui ont refusé de maintenir leurs avantages ou qui n’ont pas répondu à la lettre de maintien des avantages.
• Rédiger les lettres de fin d’emploi (et inclure la possibilité de maintenir des avantages avec Canada Life).
• Confirmer les personnes à charge admissibles.
• Fournir les montants des primes payées aux fins de l’impôt sur le revenu.

Formation et compétences requises :

• Détenir une certification de l'Association canadienne de la paie est un atout certain.
• Avoir de l’expérience relative aux systèmes d’information de gestion et aux bases de données.
• Avoir une très grande capacité d’analyse et une maîtrise de l’informatique.
• Être en mesure de travailler avec un minimum de supervision.
• Connaître le système Kronos ou d’autres applications électroniques de gestion du temps et des présences.
• Bien comprendre la façon d’interpréter les conventions collectives.
• Pouvoir s’adapter en fonction d’échéances serrées.